毎日、次から次へと仕事が降ってきて、気が付けばやるべきことが積み上がっている。
「どこから手をつけたらいいんだろう」
「終わらせても終わらせても、また新しい仕事が来る」
そんなふうに思った経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。
特に「断れない人」や「責任感の強い人」ほど、抱える仕事は自然と増えていきます。
仕事を進めるうえで「イン（業務の流入）」「アウト（業務成果の返却）」「インサイド（業務処理のプロセス）」の3つを意識することが大切です。この視点を持つことで、不要な業務を減らし、成果の質を高めることができます。
理由
多忙な部署ほど、仕事を無自覚に受け入れ(イン)、オーバーフローしている。
受け入れた仕事を最短経路で業務処理できておらず(インサイド)、不必要に時間を使っている。
受け入れた仕事の成果物(アウト)を確認しなかった事で、やり直しが発生し２度手間が起きている。
この3つをしっかり整理することで、業務を効率良く進める事ができます。
イン
”誰が”
本当にあたながその仕事をする必要があるのか、その仕事は本当にあなたの部署の仕事なのか、そこを意識せずに何でもかんでも仕事を請け負ってしまうと、仕事が回らなくなってしまいます。
ついつい、良い人で居たいために何でも請け負ってしまったり、本来するべき部署では無い部署が仕事を請け負ってしまうという事があります。
”目的”
本当にその仕事は必要なのか、その仕事をする事で会社の利益/売上に本当に貢献できるのか、無駄な作業をしているだけになって居ないだろうか、その仕事の意義を確認した上で仕事を引き受ける必要があります。
”いつ”
期限を明確にした上で仕事を請け負っているのか、その期限でやる必要性は何なのか(時に意味も無く期限が短い時もあります)、その期限で自分は請け負う事ができるのか(他業務との兼ね合い)、期限の理由と自分の業務状況を理解した上で仕事を請け負う必要があります。
インサイド
まず確認すべきは、同じ業務を過去にやっていないだろうか。他の部署で同じ事をやっていないだろうか、などの過去の実績を調査します。過去にやっているのであれば、その道筋に沿ってやる事で最短経路でアウトプットが出せます。
次に道筋を描く事です。全ての仕事ができ上がってから上司に見せたら全然イメージ違いました、やり直しです。という事にならないよう、30～50%くらいのイメージで形にし、最終的なアウトプットのイメージを完成前に共有します。そうする事で、間違った道を突き進む前に軌道修正が可能になります。
また、自分一人でその仕事が完了できず、他の人に依頼しそのアウトプットを組み合わせて仕事が完成するような場合、自分の作業は後に回し、人にお願いしなければならない部分を先に依頼してしまいます。そうしないと、期限前日に今日までにこの仕事やってください、、、みたいな話になるため、他の人に依頼が必要な個所は、必ず一番最初に明確化します。そのためも最初に仕事の道筋を描く必要があります。
アウト
依頼された仕事内容をしっかりと理解する必要があります。依頼内容と異なるアウトプットを出してしまった事で、やり直しが発生し２度手間になってしまっては時間の無駄です。
しっかりと、依頼内容を理解し最短経路でのアウトプットを行う事でやり直しが防げます。
一方で、手を付けてみることで初めて見えてくる道筋もあるため、状況によっては試行的に動くことも有効です。曖昧な依頼内容で、依頼主も曖昧さを理解しており、最終的なアウトプットの形が見えない場合はとりあえずやってみる、というのも間違えではありません。
結論
仕事を漠然と進めるのではなく、「イン・アウト・インサイド」を意識することで、仕事の質を高める事ができます。結果として、自分自身の働き易さ組織全体の生産性も向上していきます。
